Time Management sau Cum să-mi fac timp pentru toate?

.

de Szerena SEER, trainer ATU Consulting

În zilele (săptămânile, lunile) noastre, poate din ce în ce mai des, cu toții ne „împiedicăm" de această întrebare: Cum să-mi fac timp pentru toate?

Dacă acesta ar fi o întrebare bună, ar înseamna că timpul și energia noastră sunt infinite. Sau, măcar am avea această calitate, abilitate, posibilitate „să ne facem" timp: să avem 50 ore în loc de 24 într-o zi (și o noapte).

Ei bine, niciunul dintre noi nu deținem astfel de abilități. Și dacă am fost informată bine, nici timpul, nici energia noastră nu e infinită. Poate va fi într-o zi. Dar până atunci, să rămânem la ideea ca această întrebare e nepotrivită.

Să punem întrebarea altfel: Cum să-mi prioritizez sarcinile? Cum să decid ce program îmi fac pentru o zi? Cum îi refuz pe cei care îmi tot „completează" programul, cu ore și sarcini în plus? Cum să spun NU fără să rănesc? În acest articol vom discuta despre primele două întrebări, cu speranța că vom găsi și niște răspunsuri.

Deci: Cum să-mi prioritizez sarcinile? Cum să decid ce program să îmi fac? Ce credeți că se întâmplă dacă nu prioritizăm? Păi, să vedem:

  • poate nu vom fi gata la timp cu sarcinile lăsate în urmă
  • vom fi stresați pentru că nu vom ști sigur timpul necesar rezolvării sarcinilor (deci nu avem habar când vom termina)
  • vom avea în cap toate sarcinile deodată, cu „n” posibilități de rezolvare... tot deodată

Și acum că am văzut ce ne așteaptă pe de-o parte, să vedem ce putem face ca și rezolvare a problemei. În urmatoarea imagine, cunoscută și sub numele de Matricea Urgent-Important aveți prezentate sarcinile în funcție de urgența și importanța lor:

Matricea-urgent-important

Cu ce ne ajută o astfel de categorizare a sarcinilor? În primul rând, ne oferă șansa să ne dăm seama de lucrurile mai puțin semnificative și să rezolvăm lucrurile cu adevărat importante.

Știați de regula 80:20? (principiul Pareto)

Aplicată pe subiectul nostru, principiul ne spune că 80% din timpul nostru îl petrecem făcând lucruri mai puțin importante și ne mai ramane 20% pentru celelalte.

Imaginea de mai sus ne ajută în decizia: cum să ne prioritizăm sarcinile? Cele din cadranul 4 sunt urgente, dar mai puțin importante. Astfel, ele se pot delega altor persoane. Cele din cadranul 3 nu sunt nici importante, nici urgente. Deci putem scăpa de ele. În cadranul 2, avem sarcini importante, dar nu atât de urgente. Urmează să le programăm pe altă dată (după ce am terminat cu cele urgente). Și am ajuns la cadranul 1, cel cu sarcinile urgente și importante. Acestea trebuie făcute fără amânare.

Probabil vă gândiți că și această strategie necesită timp. E adevărat. Dar dacă ne uităm la beneficiile aduse de ea (câstigăm timp, rămânem motivați, amânăm mai rar, reducem stresul și anxietatea etc.), cred ca îi putem accepta importanța.

Folosiți-o! V-o recomandăm cu drag și cu încredere!

Vă invităm cu drag să vă abonați la Newsletterul nostru! Cel mult de două ori pe lună vă vom trimite articole, resurse și informații utile pentru dezvoltarea personală și profesională.
Please wait

Copyright © 2013 - 2015 ATU Consulting