Provocarea de weekend #23

.

Eliberează-ți inboxul

„Pentru mulți dintre noi, emailul este modalitatea standard de lucru. Ne ducem viața în interiorul căsuței poștale, unde rezolvăm totul - de la comunicarea cu familia și prietenii până la proiecte profesionale." Provocarea din această săptămână te invită să iei fiecare „căsuță" de email pe care o folosești, să ștergi toate emailurile care nu te interesează, să le organizezi pe cele necesare și să te asiguri că nu mai ai emailuri necitite.

Pe lângă limitarea conturilor de mesagerie, reducerea timpului petrecut pe email și a volumului de mesaje primite, „curățarea" căsuței poștale electronice reprezintă un pas important în procesul de eficientizare a emailului și, implicit, eficientizarea sarcinilor zilnice.

În cartea sa, Mai mult cu mai puțin – arta limitării la esențial în afaceri și în viața de zi cu zi (pp. 77 – 86) – Leo Barbuta face următoarele recomandări cu privire la eliberarea căsuței poștale:

  • Foldere temporare - Dacă aveți foarte multe mesaje în căsuța poștală (sute sau mii), ar trebui să creați un folder temporar („de arhivat") și să vă ocupați de ele mai târziu, în intervale de câte 30 de minute, de pildă, până le terminați.
  • Un sistem de gestionare – De multe ori, mesajele rămân în căsuța poștală pentru că așteaptă o rezolvare. În loc să o lăsați acolo, pe post de atenționare, introduceți acțiunea necesară pentru fiecare email într-un sistem cu sarcini de îndeplinit – o agendă, un program online etc. Scoateți sarcina respectivă din căsuța poștală. Faceți o trimitere la email, dacă e necesar. Apoi arhivați emailul și gata.
  • Rezolvați-le rapid – Treceți prin toate emailurile, pe rând, de la cel mai recent în jos. Deschideți fiecare mesaj și scoateți-l din căsuța poștală (inbox). Variante: ștergeți, arhivați (pentru mai târziu), răspundeți imediat (după care îl arhivați sau îl ștergeți), îl treceți pe lista cu sarcini (după care îl arhivați sau îl ștergeți), faceți ceva ce vi se cere în email (dacă necesită două minute sau mai puțin - după care îl arhivați sau îl ștergeți) sau îl trimiteți mai departe (după care îl arhivați sau îl ștergeți). Observați că fiecare email este în cele din urmă arhivat sau șters.
  • Nu ezitați să apăsați tasta Delete - De prea multe ori, avem senzația că trebuie să răspundem la fiecare email. E greșit. Întrebați-vă care e cel mai rău lucru care se poate întâmpla dacă ștergeți un anumit email. Dacă răspunsul la această întrebare nu e prea grav, ștergeți-l și mergeți mai departe.
  • Ocupați-vă de toate mesajele – Nu lăsați mesaje în cutia poștală. Stabiliți o regulă: cutia poștală va fi întotdeauna goală. Acum ar trebui să nu mai aveți niciun email în inbox. Ce bine!

23 laptop

Foto: Patryk Dziejma


Provocarea-de-weekend

La final de săptămână, venim cu o idee de exercițiu, joc sau activitate prin care te încurajăm să-ți acorzi câteva minute de relaxare, care să te ajute să descoperi lucruri noi despre tine, despre pasiunile tale sau despre ceea ce se află în jurul tău!

Accepți provocarea?

ATU Consulting
J.J. Rousseau nr. 8
400327, Cluj Napoca
România

M: 0744 623 236
E: