Ce este Analiza Organizațională?

de Maria NISTOR, Consultant HR

Ca şi alte noţiuni din domeniul organizaţional, şi cea de analiză organizaţională suferă de prea multe şi complicate definiţii. Încercarea de a afla ce este analiza organizaţională se termină repede cu eşecul de a găsi o definiţie clară şi utilă sau măcar una acceptată de majoritatea cercetătorilor sau a teoreticienilor. Astfel, în final, fiecare rămâne cu definiţia sau autorul preferat şi cu domeniul de analiză ales.

Cel mai uşor mod de a înţelege analiza organizaţională este de o defini ca o metodă sistematică de a cerceta un anumit fenomen organizaţional. Din această definiţie putem deduce câteva lucruri utile:

• analiza urmăreşte să cerceteze, adică să examineze şi să explice evenimentele dintr-o organizaţie; din acest motiv analiza este mai mult decât diagnoza, adică descrierea sau identificarea unui fenomen; scopul principal al analizei este de a înţelege, însă de a înţelege pentru a ştii ce şi cum să facem schimbări; orice analiză care nu ne ajută să înţelegem ce este necesar şi suficient să schimbăm este ineficientă;
• există anumite procedee specifice şi un anumit mod de a înţelege evenimentele care au loc într-o companie; nu orice investigaţie sau încercare de a înţelege aceste evenimente înseamnă a face analiză organizaţională; ca pentru orice metodă, este necesară o anumită pregătire şi experienţă profesională;
• pentru a face analiză organizaţională este necesar ca subiectul cercetat să fie destul de complex şi obligatoriu să fie de natură organizaţională; de exemplu, doar investigarea satisfacţiei angajaţilor faţă de anumite aspecte poate fi un studiu organizaţional, însă nu este o analiză organizaţională; pentru a fi o analiză, satisfacţia angajaţilor trebuie cercetată în raport cu alte aspecte sau evenimente organizaţionale. 

Ce se poate analiza în cadru analizei organizaţionale?

Orice eveniment sau fenomen organizaţional poate fi supus unei analize. Cele mai investigate sunt însă fenomenul turnoverului, al satisfacţiei şi angajamentului faţă de companie, al productivităţii şi eficienţei unui departament, al comunicării şi leadership-ului, al performanţei echipelor şi al calităţii managementului.

Există trei mari domenii ale analizei organizaţionale:

• „Anatomia” organizaţiei – structura şi raporturile dintre diferite sisteme; de exemplu, dacă forma şi mărimea unui departament afectează performanţa sa, dacă raporturile dintre anumite grupuri sunt optime, dacă organigrama sau structura unui departament răspunde nevoilor reale ale organizaţiei;
• „Fiziologia” organizaţiei – activitatea sistemelor care compun organizaţia; de exemplu, dacă sarcinile şi atribuţiile unui departament aduc beneficii reale companiei, dacă sunt respectate procedurile de comunicare sau dacă echipa managerială desfăşoară un leadership eficient/adaptat;
• „Spiritul” organizaţiei – cultura, misiunea şi strategia; de exemplu, dacă acestea sunt suficient de clare şi de bine definite pentru ca eficienţa şi productivitatea să fie maxime, dacă problemele organizaţionale sunt rezultatul unei culturii nesănătoase sau care sunt regulile tacite care influenţează comportamentul organizaţional.

Când este necesară analiză organizaţională?

O analiză organizaţională poate fi benefică în orice moment şi pentru orice companie. Cu toate acestea există situaţii în care analiza anumitor aspecte este necesară:

• când au loc restructurări, extinderi, reduceri, fuziuni sau alte forme de schimbare ale organizaţiei
• când au loc schimbări ale managementului de top
• când există probleme organizaţionale (de turnover, producţie redusă, stagnare, satisfacţie redusă a angajaţilor, comunicare ineficientă, coordonare slabă între departamente, neîmplinirea unor obiective, de identitate sau comportament organizaţional etc)

Pentru o companie, analiza organizaţională este necesară când există întrebări de tipul: 

• de ce rata de părăsire a companiei este mai mare decât cea acceptabilă? 
• de ce ritmul de creştere al productivităţii este mai mic decât cel propus?
• de ce rezultatele unei echipe sunt sub aşteptări?
• ce se poate face pentru a susţine mai bine performanţa angajaţilor?
• cum poate fi susţinută mai bine dezvoltarea pe viitor a companiei?

Care sunt recomandările pentru o analiză organizaţională de calitate?

O analiză este eficientă dacă ea conduce la alegerea celor mai potrivite acţiuni de rezolvare a întrebărilor de la care analiza organizationala a început. Ca urmare, calitatea unei analize stă în relevanţa şi pertinenţa formulării întrebărilor si deci obiectivelor, alegerii metodelor de cercetare, interpretării rezultatelor şi elaborării recomandărilor.

Pentru aceasta este necesar să existe un răspuns afirmativ la următoarele întrebări:

• Sunt întrebările de început suficient de clare şi de specifice? O analiză care porneşte de la întrebarea care sunt factorii care influenţează performanţa departamentului X, ar putea fi mai puţin eficientă decât una care începe cu întrebarea care sunt factorii care afectează performanţa redusă a departamentului X, în respectarea termenelor de livrare şi satisfacerea clienţilor.
• Sunt metodele de analiză suficient de variate? Utilizarea doar a chestionarelor sau a interviurilor este nepotrivită. Mai mult, folosirea doar a metodelor care se bazează pe răspunsurile angajaţilor nu este cea mai bună alegere. Este important să existe alături de chestionare şi interviuri, şi una din următoarele metode: analiză comportamentală, observaţie sau analiză de documente şi proceduri.
• Există modele valide de interpretare a rezultatelor? Rezultatele în sine nu spun nimic dacă nu sunt interpretate prin prisma unor modele sau teorii. Este necesar ca modelele folosite să fie valide, bazate pe dovezi sau practică şi adecvate contextului organizaţiei respective. Pentru a evita riscul simplificării şi al erorilor este utilă folosirea a două modele sau teorii, astfel încât să existe ipoteze alternative de explicare a rezultatelor. În acest fel, este mai mic riscul de a ne înşela cu privire la cauzele şi explicaţiile propuse.
• Pot fi elaborate recomandări specifice? Deşi elaborarea recomandărilor nu ţine direct de analiza organizaţională, ci mai mult de domeniul intervenţiilor organizaţionale, o analiză care nu conduce la recomandări este inutilă.

În cadrul proiectelor de analiză organizaţională realizate de ATU Consulting ne propunem să înţelegem cât mai bine dinamica organizaţiei pentru a găsi cele mai potrivite soluţii pentru clienţii noştrii. Credem că, în primul rând, principala funcţie a analizei organizaţionale estede a oferi cele mai bune motive pentru realizarea unor planuri de optimizare organizaţională.